Öğrenci Kulüpleri Yönergesi

HİTİT ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ KULÜPLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 Bu yönergenin amacı, Hitit Üniversitesi’nin önlisans, lisans ve lisansüstü programlarına kayıtlı öğrencilerin ilgi duydukları alanlarda kendilerini geliştirmelerine, sosyalleşmelerine katkı sağlamak ve toplumla etkileşimlerini artırmak için üniversitemiz bütçe imkânları çerçevesinde fırsatlar sağlayarak sosyal gereksinimlerini karşılamak üzere kurulan/kurulacak olan eğitim, sağlık, spor, sosyal, bilimsel ve kültürel amaçlı öğrenci kulüplerinin işleyişine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2 Bu yönerge, Hitit Üniversitesi’nde kayıtlı önlisans, lisans ve lisansüstü öğrenciler tarafından kurulan veya kurulacak olan öğrenci kulüplerinin işlem süreçlerini kapsar.

Dayanak

MADDE 3  Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 2880 sayılı kanun ile değişik 46. ve 47. Maddeleri uyarınca Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının yürüteceği hizmetleri düzenleyen 3 Şubat 1984 tarih ve 18301 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yükseköğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliği'nin 10. Maddesi esas alınarak hazırlanmıştır. Bu yönergede yer almayan hususlar hakkında ilgili yönetmelik hükümleri ile genel hükümler uygulanır.

Tanımlar

MADDE 4 Bu yönergede geçen kavramlardan;

Akademik Danışman: Her bir kulübün faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumlu olan Üniversitede kadrolu öğretim elemanını,

Birlik Yönetim Kurulu: Hitit Üniversitesi bünyesinde kurulan öğrenci kulüplerinin tamamının iş ve işlemlerinden sorumlu en üst kurulu,

Birlik Yönetim Kurulu Başkanı: Rektör tarafından görevlendirilen ilgili Rektör Yardımcısını,

Eğitici/Öğretici/Çalıştırıcı: Kulüp çalışmalarının yerine getirilmesinde Üniversite içinden veya dışından görevlendirilecek olan konusunda uzman personeli,

Koordinatörlük: Öğrenci kulüplerinin işlemlerinin yürütülmesinden, kulüpler ve Birlik Yönetim Kurulu ile Rektörlük makamı arasındaki işlemlerin koordinasyonundan sorumludur.

Koordinatör: Öğrenci kulüplerinin işlemlerinin yürütülmesinden ve Birlik Yönetim Kurulu ile Rektörlük arasındaki koordinasyonun sağlanmasından sorumlu Üniversitede kadrolu öğretim elemanını,

Kafile Sorumlusu: Kulüp etkinliklerinde oluşturulan grupların sorumlusunu,

KUBİS: Kulüplerin tüm işlemlerini gerçekleştirdiği Kulüpler Bilgi İşletim Sistemini,

Kulüp Denetim Kurulu: Kulüp Genel Kurulu tarafından seçilen ve kulübün işlemlerini düzenli olarak denetleyen kurulu,

Kulüp Genel Kurulu: Kulüp üyelerinin tamamından oluşan kurulu,

Kulüp Performans Puanı: Her bir kulübün etkinlikleri sonucu elde ettiği toplam etkinlik puanını,

Kulüp Yönetim Kurulu: Kulüp Genel Kurulu tarafından seçilen, kulübün iş ve işlemlerini yürüten kurulu,

Kulüp (Yönetim Kurulu) Başkanı: Kulüp üyeleri arasından seçilen ve kulüp üyelerini temsil eden kişidir.

Öğrenci Kulübü: Hitit Üniversitesi öğrencilerinin ders dışı zamanlarda belirli bir hedef doğrultusunda eğitim, sağlık, spor, sosyal, bilimsel ve kültürel faaliyetlerini, Hitit Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesine göre planlı ve organize bir şekilde gerçekleştirmek amacıyla bir araya gelerek oluşturdukları grubu,

Rektör: Hitit Üniversitesi Rektörünü,

Üniversite: Hitit Üniversitesini,

tanımlar.

İKİNCİ BÖLÜM

Kulüpler Bilgi İşletim Sistemi, Kulüplerin Kuruluşu, Üyelik İşlemleri ve Kulüplerin Kapatılması

Kulüpler Bilgi İşletim Sistemi

MADDE 5 – (1) Kulübün tüm iş ve işlemleriyle ilgili belge ve dokümanlar, KUBİS üzerinden gerçekleştirilir. Bu şekilde oluşturulan tüm dokümanlar sistemde arşivlenir.

(2) Kulüp resmi web sayfası ve KUBİS üzerinde gerçekleştirilen işlemler, Bilişim Hukuku kapsamındadır.

Kulüplerin Kuruluşu

MADDE 6 – (1) Üniversite içinde aynı amaca yönelik birden fazla kulüp kurulamaz.

(2) Etnik, dini ya da toplumsal ayrımcılığı ortaya çıkaracak nitelikte kulüp kurulamaz.

(3) Faaliyet alanları süreklilik arz etmeyen çalışmaları gerektiren konularda kulüp kurulamaz.

 (4) Bir öğrenci kulübünün kuruluş başvurusu, kulübün adı, amacı, çalışma şekli ve alanları bilgilerini kapsayan “Kulüp Tüzüğü”, Akademik Danışman ve en az 16 (onaltı) kurucu üye bilgilerini içeren “Kulüp Kuruluş Başvuru Formu” ile eğitim-öğretim yılı içinde Koordinatörlüğe yapılır. Başvuru, Birlik Yönetim Kurulu’nda değerlendirilerek bir raporla Rektörlüğe sunulur. Rektörlük, başvuru ile ilgili cevabı Koordinatörlük aracılığıyla ilgililere bildirir.

(5) Kulüp, Rektörlük onayından itibaren dört hafta içinde mevcut üyelerle ilk Genel Kurul toplantısını yaparak kulüp organlarını oluşturur. Genel Kurul toplantı tarihi, Koordinatörlük tarafından belirlenir ve kulübün resmi web sayfasında ilan edilir.

Kulüplere Üyelik

MADDE 7 – (1) Kulüplere ancak Hitit Üniversitesi’nde kayıtlı öğrenciler üye olabilirler. Öğrencilik haklarından yararlanamayacak durumda olanlar kulüplere üye olamazlar.

(2) Bir öğrenci en fazla üç kulübe üye olabilir. Bir öğrenci, birden fazla Kulüp Yönetim veya Denetim Kurulu’nda görev alamaz.

(3) KUBİS üzerinden yapılan üyelik başvurusu, Akademik Danışmanın onayı ile tamamlanır.

(4) Hitit Üniversitesi mensubu olmayan eğitici, öğretici ve çalıştırıcı kişiler kulübe üye olamazlar. Bu kişiler Kulüp Yönetim Kurulunun teklifi ve Rektörlük onayı ile görevlendirilerek çalışmalara katılabilirler.

 (5) Kulüp üyelik işlemleri, aksi belirtilmediği durumlarda eğitim-öğretim yılının başlangıcında başlar ve seçim tarihinden 10 (on) gün önce durdurulur. Seçimlerin sona ermesiyle birlikte, üyelik işlemleri yeniden başlar.

Üyeliğin Sona Ermesi

MADDE 8 – (1) Her üye, kulüp üyeliğinden ayrılma hakkına sahiptir. Kendi isteğiyle kulüp üyeliğinden ayrılan bir üye, ayrıldığı eğitim-öğretim yılında yeniden aynı kulübe üye olamaz.

(2) Erasmus, Farabi, Mevlana vb. değişim programları ile bir dönemden daha uzun süre için başka bir üniversitede eğitim almaya giden öğrencilerin kulüp üyelikleri sona erer.

(3) Mezun olan, ilişiği kesilen, kaydını donduran veya öğrencilik haklarından yararlanamayacak durumda olan öğrencilerin kulüp üyelikleri eş zamanlı olarak sona erer.

(4) Kulüp Denetim Kurulu raporları ile Yönetim Kurulu kararı alınarak üyelikten çıkarma işlemleri, Akademik Danışman onayı ile tamamlanır.

(5) Kulüp üyeliğinden çıkarılmayı gerektirecek durumlar şunlardır:

a) Üyelik görev ve sorumluluklarını yerine getirmemek,

b) Kulübün amaçlarına aykırı çalışma ve faaliyetlerde bulunmak,

c) Kulüp kurullarınca alınan kararlara uymamak veya verilen görevleri yerine               

    getirmemek,

d) Üniversitenin tüzel kişiliğini zedeleyecek eylemlerde bulunmak,

e) Ülkenin birlik ve beraberliğini zedeleyici faaliyetlerde bulunmak,

f) Yüz kızartıcı suç işlemek ve genel ahlaki kuralları ihlal etmek.

(6) Üyelikten çıkarılan öğrencinin Birlik Yönetim Kuruluna itiraz başvurusunu yapma hakkı saklıdır.

(7) Kulüp üyeliğinden çıkarılan bir öğrenci aynı kulübe tekrar üye olmaz.

Kulüplerin Faaliyetlerinin Durdurulması veya Kapatılması

MADDE 9 – (1) Bir kulübün, ülkenin genel ahlak kurallarına, yürürlükteki mevzuata, Üniversitenin yönetmelik ile yönergelerine aykırı faaliyet ve uygulamalarının belirlenmesi durumunda, Birlik Yönetim Kurulu’nun önerisi ve Rektörlük Makamının oluru ile faaliyetleri durdurulur. Ayrıca kulübün başkan ve üyeleri hakkında, Yükseköğretim Kurumu Öğrenci Disiplin Yönetmeliği hükümleri uygulanır. Gerektiğinde bu kişiler hakkında yasal işlemlere başvurulur.

(2) Genel Kurul sonrası bir ay içinde Güz dönemi faaliyet programını hazırlamayan veya amacına uygun çalışmalar yapmayan kulüp, Koordinatörlük tarafından yazılı olarak uyarılır. Faaliyet programlarının Bahar döneminde de hazırlanmaması halinde, kulüp yönetimi feshedilerek yeniden Genel Kurul çağrısına gidilir. Bu durumda feshedilen Yönetim Kurulu üyeleri kulüp üyeliğinden çıkarılır.

(3) İki yıl üst üste Genel Kurul toplantısını gerçekleştiremeyen kulüpler, Rektörlük oluru ile kapatılır.

(4) Kulüpler, Genel Kurul toplantılarında üyelerinin nitelikli çoğunluğunun (üye sayısının 2/3 ü) aldıkları karar ile kapatılabilir.

(5) Kapatılan kulüplerin mal varlıkları Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na devredilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Akademik Danışman ve Kulüp Organları

Akademik Danışman

MADDE 10 – (1) Üniversitede kadrolu bir öğretim elemanı, Birlik Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile kulübün kuruluş, etkinlik ve faaliyetlerinden öncelikli sorumlu “Kulüp Akademik Danışman”ı olarak 2 (iki) yıllığına atanır.

            (2) Bir öğretim elemanı birden fazla kulübe Akademik Danışmanlık yapamaz.

(3) Her bir kulübün bir Akademik Danışmanının olması zorunludur.

(4) Görev süresi sona eren ya da görevini kendi isteği ile bırakan Akademik Danışmanın yerine bir ay içinde Birlik Yönetim Kurulunun teklifi ve Birlik Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile yeni bir Akademik Danışman ataması yapılır.

Akademik Danışman’ın Görev ve Yetkileri

MADDE 11 – (1) Kulüp tüzüğünde belirtilen amaçlar çerçevesinde kulübe danışmanlık yapmak,

(2) Kulüp ile Koordinatörlük arasındaki koordinasyonu sağlamak,

(3) Kulüp çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olmak ve kulüp toplantılarına katılmak,

(4) Koordinatörlüğün kulüp faaliyetleri ile ilgili bilgilendirme toplantılarına katılmak,

(5) KUBİS üzerinden öğrenci üyelik başvurularını onaylamak,

(6) KUBİS üzerinden etkinlik başvurularını ve diğer onay işlemlerini gerçekleştirmek.

Kulüp Organları

MADDE 12 – (1) Kulüp Organları Genel Kurul, Yönetim Kurulu ve Denetim Kuruludur.

Genel Kurul

MADDE 13 – (1) Genel Kurul, kulübün en yetkili karar organıdır. Kulübe üye öğrencilerin tamamından oluşur.

(2) Genel Kurul, kuruluş aşamasından sonraki olağan seçimlerini her iki yılda bir eğitim-öğretim yılının başında Koordinatörlüğün çağrısı ile farklı bir tarih belirtilmemesi halinde Kasım ayı içinde Kulüp Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerinin toplam sayısı olan en az 16 üyenin katılımıyla gerçekleştirir. İlk toplantıda toplantı yeter sayısı sağlanamazsa, 3 (üç) gün sonra ikinci tur toplantı aynı toplantı yeter sayısı ile gerçekleştirilir. İkinci turda da toplantı yeter sayısı sağlanamaz ise kulüp faaliyetleri bir sonraki döneme kadar durdurulur ve kulüp yönetimi, Koordinatörlük uhdesine geçer.

(3) Olağanüstü Genel Kurul, Kulüp Yönetim ve Denetim Kurullarının gerekli gördüğü hallerde veya kulüp üyelerinin 1/3 ünün Akademik Danışman’a yapacağı yazılı başvuru üzerine eğitim-öğretim dönemi içinde yapılır. Koordinatör, gerekli gördüğü durumlarda Olağanüstü Genel Kurul sürecini başlatabilir.

(4) Üyeler, kulüp organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, kişisel kullanıcı adları ve şifreleri ile kulübün resmi web sayfasında oylama işlemini gerçekleştirirler.

(5) Kulüp Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerinin seçimi için yapılacak oylamalarda Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu için önerilen listelerde eşitlik olması halinde, 3 (üç) gün sonrasında ikinci tur oylama yapılır. Eşitliğin devam etmesi halinde, Akademik Danışmanın takdiri ve Koordinatörün oluru ile kurullar belirlenir.

(6) Genel Kurul’da kullanılan oy sayısının 1/3 ü kadar üyenin Akademik Danışmana yapacağı yazılı başvuru ile seçim sonuçlarına itiraz edilebilir. İtirazla ilgili belgeler, Akademik Danışman onayı ile birlikte bir hafta süresince kulüp resmi web sayfasında ilan edilir ve seçim süreci hakkında bilgi verilir. Son itiraz mercii, Birlik Yönetim Kuruludur.

Genel Kurul’un Görev ve Yetkileri

MADDE 14 – (1) Her Akademik Yıl için Kulüp Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyelerini seçmek,

(2) Kulüp tüzüğü veya Akademik Danışman değişikliği önerilerini değerlendirerek Koordinatörlük aracılığıyla Birlik Yönetim Kurulu’na bilgi vermek,

(3) Gerekçe göstermek kaydıyla, kulübün kapatılması yönünde Birlik Yönetim Kurulu’na öneri sunmak,

Yönetim Kurulu

MADDE 15 – (1) Yönetim Kurulu, Genel Kurul tarafından seçilen 5 (beş) asıl ve 5 (beş) yedek üyeden oluşur. Disiplin cezası almış öğrenci, Yönetim Kurulu’na seçilemez.

(2) Yönetim Kurulu Başkanının ve üyelerin görev dağılımları belirlenerek kulübün resmi web sayfasında ilan edilir.

(3) Yönetim Kurulu kararı ile kulüpler, değişik etkinlik alanlarına yönelik kendi içlerinde iş bölümü esasına dayalı alt birimler, kollar veya komisyonlar oluşturabilir.

(4) Yönetim Kurulu Kararları, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır.

Yönetim Kurulu’nun Görev ve Yetkileri

MADDE 16 – (1) Kulübün tüzüğünde yer alan amaçlara uygun faaliyetlerde bulunmak,

(2) Yönetim Kurulunda alınan kararları kulüp resmi web sayfasında yayımlamak,

(3) Yıllık çalışma programını hazırlamak ve uygulamak,

(4) Kulüp çalışma esaslarında gerekli görülen değişiklik önerilerini Genel Kurul’a sunmak,

(5) Kulübün faaliyet raporlarını hazırlamak, evrak ve belgeleri Denetim Kurulu onayına sunmak,

(6) Kulübün Üniversite içindeki ve dışındaki etkinliklerini KUBİS üzerinden Koordinatörlüğe bildirerek bu tür faaliyetlerde Rektörlük onayını almak,

 (7) Kulüp işleyişinde Akademik Danışman’ın yavaşlatıcı olması durumunda Koordinatörlüğü bilgilendirmek,

(8) Kulüp Genel Kurul’unda alınan kararları Koordinatörlüğe sunmak.

Denetim Kurulu

MADDE 17 – (1) Denetim Kurulu, Genel Kurul tarafından seçilen 3 (üç) asıl ve 3 (üç) yedek üyeden oluşur. Disiplin cezası almış öğrenci, Denetim Kurulu’na seçilemez.

 (2) Denetim Kurulu Başkanı ve üyelerinin görev dağılımları belirlenerek kulübün resmi web sayfasında ilan edilir.

Denetim Kurulu’nun Görev ve Yetkileri

MADDE 18 – (1) Kulübün etkinlik ve işlemlerini düzenli olarak denetleyerek hazırlayacakları raporları Koordinatörlüğe sunmak ve kulübün resmi web sayfasında ilan etmek,

(2) Denetim Kurulu Başkanı tarafından belirlenecek bir asıl üyenin, il dışı etkinlikler olması halinde katılımını sağlamak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Birlik Yönetim Kurulu ve Koordinatörlük

Birlik Yönetim Kurulu

MADDE 19 – (1) Birlik Yönetim Kurulu, her biri Rektör tarafından görevlendirilen ilgili Rektör Yardımcısı başkanlığında; Koordinatör, 4 öğretim elemanı ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanından oluşur,

(2) Üyelerin görev süresi 1 (bir) yıldır. Süresi sona eren üye, aynı usulle yeniden atanabilir,

(3) Kurul, yılda en az 2 (iki) defa Birlik Yönetim Kurulu Başkanının çağrısı ile toplanır,

(4) Kurulun toplanabilmesi ve karar alabilmesi için üye tam sayısının yarısından fazlasının toplantıya katılması gerekir,

(5) Kurulda görüşülen konulara ilişkin tüm kararlar, açık oylama ve oy çokluğu ile alınır. Oyların eşitliği halinde, Kurul Başkanının kullandığı oy yönünde çoğunluk sağlanır.

Birlik Yönetim Kurulu’nun Görev ve Yetkileri

MADDE 20 – (1) Öğrenci etkinliklerinin 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve Hitit Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesine uygun bir şekilde yürütülmesini sağlamak,

(2) Yeni kurulacak veya kapatılacak kulüplerle ilgili konuları görüşerek sonucu Rektörlüğe bildirmek,

(3) Kulüplerin etkinlikleri ile ilgili hazırlanan bir önceki dönemin etkinlik raporu ile gelecek dönemin etkinlik önerilerini ve bütçe taslağını görüşerek karara bağlamak,

(4) Üniversite dışındaki benzer kuruluşlar ile ortak etkinlik için çalışmalarda bulunmak,

(5) Kulüp Yönetimi tarafından hazırlanan Kulüp Logosunu onaylamak,

(6) Gerekli görülen hallerde Akademik Danışmanları toplantıya çağırmak,

(7) Kulüp çalışmalarında bulunan taraflara ait itirazları değerlendirmek ve görüş bildirmek,

(8) Kulüplerin Genel Kurul Kararı ile yapacağı değişiklikleri değerlendirerek Rektörlük Makamına bilgi vermek.

Koordinatör’ün Görev ve Yetkileri

MADDE 21 – (1) Koordinatörün görev süresi bir yıl olup, Rektör tarafından atanır. Görev süresi sona eren Koordinatör, aynı usulle yeniden atanabilir.

(2) Öğrenci kulüplerine ait kurulların teşekkülü, yıllık faaliyet programları, taslak bütçeleri ve gerçekleştirilen faaliyetlerinin takibiyle ile ilgili konularda Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile koordinasyon sağlayarak Rektörlüğe düzenli bir şekilde bilgi vermek,

(3) Öğrenci kulüpleri ile ilgili iş ve işlemleri, Birlik Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış programların gerçekleşmesini takip etmek,

(4) Yeni kurulacak kulüplerin tüzüklerini inceleyerek bir raporla Birlik Yönetim Kurulu’na sunmak,

(5) Kulüplerin etkin ve verimli çalışabilmeleri yönünde Akademik danışmanları bilgilendirmek,

(6) Kulüplerin yapacakları faaliyetlere göre salon, donanım, malzeme vb. imkânların paylaşımını ve dağıtımını yapmak üzere Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile koordinasyonu sağlamak,

(7) Kulüplerin resmi web sayfalarını ve üyelik güncellemelerini takip etmek,

(8) Akademik Danışmanın görev süresinin sona ermesi veya danışmanlık görevini bırakması durumunda kulübün danışmanlığını, yeni bir danışman ataması yapılıncaya kadar en fazla 1 (bir) ay süre için yürütmek, Koordinatörün kulüp danışmanlığını yürüttüğü bu sürede kulüp yeni bir etkinlik planlaması yapamaz. Ancak daha önce planlanmış ve kararı alınmış etkinlikleri gerçekleştirebilir.

(9) Kulüplerin Akademik Danışman değişikliği durumunda Birlik Yönetim Kurulu’nu bilgilendirmek,

(10) Kulüplerin Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul toplantısının yapılabilmesi için KUBİS üzerinden süreci başlatmak,

(11) Kulüplerin Üniversite dışından eğitici, öğretici ve çalıştırıcı talep başvurularını inceleyerek Rektörlük onayına sunmak,

BEŞİNCİ BÖLÜM

Etkinlik Başvurusu, Kulüplerin Desteklenmesi ve İl Dışı Etkinliklere Katılacak Üyelerin Belirlenmesi

Etkinlik Planlama

MADDE 22 – (1) Kulüp tüzüğünde belirtilen amaç ve faaliyetler dışında etkinlik düzenlenemez,

(2) Akademik Danışman, Kulüp Yönetim Kurulunun, hazırlayacağı dönemlik etkinlik taslak planını ve bütçeyi Koordinatörlüğe sunar. Rektörlük tarafından onaylanan etkinlikler, kulüp resmi web sayfasında “Planlanan Etkinlikler” başlığı altında ilan edilir ve katılımcı başvurusuna açılır.

(3) Kulüpler yapacakları etkinliklerde sponsor, hibe vb. destek kullanmaları halinde gelir kaynaklarına ilişkin belge ve protokollerini etkinlik öncesinde bildirmek zorundadır.

(4) Yarışma ve gösteri türü etkinliklere katılacak kulüplerde Yönetim Kurulu kararı ile belirlenmiş takımlar/ekipler, kafile olarak değerlendirilir.

(5) Kulüpler, Birlik Yönetim Kurlu tarafından onaylanmayan hiçbir logoyu etkinliklerinde ve web sayfalarında kullanamazlar.

Etkinlik Başvurusu

MADDE 23 – (1) Yapılacak etkinliğe ilişkin Kulüp Yönetim Kurulu kararı alınır. İhtiyaç duyulması halinde Üniversite öğretim elemanı veya araştırma görevlileri arasından bir Kafile Sorumlusu belirlenir.

(2) Etkinlik Başvuru Formu hazırlanarak Akademik Danışmanın onayına sunulur.

(3) Onaylanan Etkinlik Başvuru Formu, Koordinatörlük tarafından Rektör oluruna sunulur.

(4) Rektör oluru sonrası katılımcı üye listesi ve varsa Kafile Sorumlusu bilgileri Koordinatörlüğe gönderilir.

(5) Etkinlik gerçekleştirilir ve ardından Etkinlik Raporu hazırlanarak Kulüp Denetim Kurulu’nun onayına sunulur.

(6) Etkinlik sürecine ilişkin tüm işlemlerin belgeleri kulübün resmi web sayfasında yayımlanır.

Kulüplerin Desteklenmesi

MADDE 24 – (1) Kulüplerin desteklenmesinde önceki etkinliklerden elde edilen Kulüp Performans Puanı esas alınır. Kulüpler toplayacakları puanlar sayesinde, ek desteklerden yararlanabilir. Kulübün performans puanlarının belirlenmesinde Tablo-I esas alınır.

(2) Üniversiteyi temsil ve tanıtım faaliyetlerinde Kulüp Performans Puanı dikkate alınmaksızın Rektörlük onayı ile ek destek sağlanabilir.

(3) Kulüplerin desteklenmesinde, yıllık iki dönem halinde hazırlanacak faaliyet programı ve taslak bütçede planlanan etkinliklerin gerçekleştirilme sonuçları dikkate alınır. Güz ve Bahar dönemlerinde ayrı ayrı değerlendirilmek koşuluyla Tablo I’de belirtilen en az 2 (iki) farklı il içi etkinlik yapan kulüpler, il dışı etkinliklerde desteklenebilir.

(4) Kulüpler bir etkinliği diğer öğrenci kulüpleri ile ortaklaşa gerçekleştirebilir. Bu durumda başvuruyu yapan kulüp, tüm sorumluluğu üstlenerek “Etkinlik Yürütücüsü Kulüp” olarak adlandırılır. Bu durumda toplam puanın %60’ı yürütücü kulübe, %40’ı da ortak kulübe veya kulüplere eşit oranlarda verilir.

(5) Ortak faaliyet yapan ya da Rektörlük tarafından belirlenen dönemlik temada faaliyet gösteren kulüplere ek destek sağlanabilir.

(6)       Kulüpler etkinlik planlamalarında öncelikli olarak üniversite içi eğitici, öğretici, çalıştırıcı ve kaynak kullanımlarını dikkate almalıdır.

Sponsor veya Hibe Desteğinin Belirlenmesi

MADDE 25 – (1) Kulüplere sponsorluk etkinlik esnasında gerçekleştirilecekse, (yemek, konaklama, ulaşım vb.) bu durum Kulüp Yönetim Kurulu Başkanı ve Kafile Sorumlusu ile Sponsor Yetkilisi tarafından fatura veya tutanakla tespit edilerek belgelenir.

(2) Sponsorluk planlama aşamasında belirlenmişse, bu durumda tahmini destek miktarı etkinlik başvurusunda belirtilir. Etkinlik sonrasında Kulüp Yönetim Kurulu Başkanı ve Kafile Sorumlusu ile Sponsor Yetkilisi tarafından imzalanan fatura veya tutanak ibraz edilir.

 (3) Kafile Sorumlusunun olmadığı hallerde, kulüp Denetim Kurulu Başkanının veya üyelerinden birinin imzası gereklidir.

İl Dışı Etkinliklere Katılacak Üyelerin Belirlenmesi

MADDE 26 – Kulüplerin onaylanmış il dışı etkinliklerine katılacak öğrenciler, Yönetim Kurulunun teklifi ve Akademik Danışmanın onayı ile belirlenir.

ALTINCI BÖLÜM

Mali Hükümler

Kulüplerin Gelir Kaynakları

MADDE 27 – (1) Rektörlük tarafından onaylanmış kişi, kurum veya kuruluşlarca yapılacak olan her türlü ayni ve nakdi sponsorluklar,

(2) Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden imkânlar doğrultusunda ayrılacak ödenekler,

(3) Kongre ve sempozyum gibi etkinliklere üniversite dışından gelecek katılımcılar tarafından ödenecek katılım bedelleri,

(4) Kulüp gelirleri, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının ilgili hesabına gelir olarak kaydedilir.

Kulüplerin Giderleri

MADDE 28 – (1) Kulüplerin giderleri, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden imkânlar ölçüsünde karşılanır.

(2) İhtiyaç duyulan eğitici, öğretici veya çalıştırıcı kişiler, öncelikle Üniversite personelinden görevlendirilir. Eğitici, öğretici veya çalıştırıcıların Üniversite dışından sağlanmasının zorunlu olması halinde, bunlara ilişkin görevlendirme ve ücretlendirmeler, Birlik Yönetim Kurulu teklifi ve Rektörlük onayı ile belirlenir. Bu kişilerin ücretleri, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden karşılanır.

(3) Görevlendirilecek eğitici, öğretici veya çalıştırıcılarda, çalışma alanlarına ilişkin diploma, lisans, sertifika vb. belge sahibi olma şartı aranır.

(4) Görevlendirilen eğitici, öğretici veya çalıştırıcıların aylık çalışma süreleri ve zamanlarını içeren çizelge, ilgili kulübün Akademik Danışmanı tarafından düzenlenerek her ayın sonunda Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir.

(5) Kulüp giderleri,

a) Etkinliklerin gerektirdiği her türlü demirbaş, sarf malzemeleri ve             araç-gereçlerin temininden oluşan giderlerden,

b) Etkinliklerin yapılması sırasında oluşan giderlerden,

c) Etkinliklerin gerektirdiği diğer düzenleme ve organizasyon giderlerinden

oluşur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlük

MADDE 29 – (1) Bu yönerge, Hitit Üniversitesi Senatosunun …/…/2019 tarihli Senato toplantısında kabul edilerek …/…/2019 tarih ve 2019/… sayılı kararı ile yürürlüğe girmiştir.

(2) Bu yönergenin kabulü ile 20/11/2014 tarihli Hitit Üniversitesi Öğrenci Kulüpler Birliği Yönergesi yürürlükten kalkar.

(3) Bu yönergede yer almayan hususlarda Rektörlük yetkilidir.

Yürütme

MADDE 30 – (1) Bu yönerge hükümlerini Hitit Üniversitesi Rektörü yürütür.

Tablo – I Kulüp Performans Puanı Belirleme Tablosu

*Etkinliğin uluslararası nitelikte olması durumunda, ilgili kulübe aynı etkinliğin yurt içi ulusal etkinlik puanının iki katı etkinlik puanı verilir.

KULÜP KURULUŞ BAŞVURU FORMU

…/…/20…

Kurulacak Kulübün Adı     :

Akademik Danışmanın

Unvanı, Adı Soyadı               :

Görevli Olduğu Birim            :

Telefon Numarası                   :

E-posta Adresi                       :

İmzası                                     :

Kurucu Üye Öğrenci Listesi

Kurucu Üye Öğrenci Listesi

 Örnek Tüzük İçin Tıklayınız.