Öğrenci Kulüpleri Yönergesi

HİTİT ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ KULÜPLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

              Amaç

MADDE 1 - (1) Bu yönergenin amacı, Hitit Üniversitesi’nin önlisans, lisans ve lisansüstü programlarına kayıtlı öğrencilerin boş zamanlarında ilgi duydukları alanlarda kendilerini geliştirmek, sosyalleşmelerine katkı sağlamak ve toplumla etkileşimlerini artırmak için üniversitemiz bütçe imkânları çerçevesinde fırsatlar sağlayarak sosyal gereksinimlerini karşılamak üzere kurulan/kurulacak olan eğitim, sağlık, spor, sosyal, bilimsel ve kültürel amaçlı öğrenci kulüplerinin işleyişine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

              Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu yönerge, Hitit Üniversitesi’nde kayıtlı önlisans, lisans ve lisansüstü öğrenciler tarafından kurulan veya kurulacak olan öğrenci kulüplerinin işlem süreçlerini kapsar.

              Dayanak

MADDE 3 - (1) Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 2880 sayılı kanun ile değişik 46. ve 47. Maddeleri uyarınca Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nın yürüteceği hizmetleri düzenleyen 3 Şubat 1984 tarih ve 18301 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan _Yükseköğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliğinin 10. Maddesi esas alınarak hazırlanmıştır. Bu yönergede yer almayan hususlar hakkında ilgili yönetmelik hükümleri ile genel hükümler uygulanır.

              Tanımlar

MADDE 4- Bu yönergede geçen kavramlardan

Akademik Danışman: Her bir kulübün faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumlu olan Üniversite’de kadrolu öğretim elemanını,

Birlik Yönetim Kurulu: Hitit Üniversitesi bünyesinde kurulan öğrenci kulüplerinin tamamının iş ve işlemlerinden sorumlu en üst kurulu,

Eğitici/Öğretici/Çalıştırıcı: Kulüp çalışmalarının yerine getirilmesinde Üniversite içinden veya dışından görevlendirilecek olan konusunda uzman personeli,

Eş Koordinatör/Eş Koordinatörler: Öğrenci kulüplerinin işlemlerinin yürütülmesinden ve Birlik Yönetim Kurulu ile Rektörlük arasındaki koordinasyonun sağlanmasından sorumlu Üniversite’de kadrolu öğretim elemanını/elemanlarını,

GANO: Öğrencilerin Üniversite’de eğitim-öğretimleri süresince aldıkları derslerin Genel Ağırlıklı Not Ortalamasını,

Kafile Sorumlusu: Kulüp etkinliklerinde grup oluşturulması halinde gerekli görülmesi durumunda belirlenen grup sorumlusunu,

KUBİS: Kulüplerin tüm işlemlerini gerçekleştirdiği Kulüpler Bilgi İşletim Sistemi’ni,

Kulüp Denetim Kurulu: Kulüp Genel Kurulu tarafından seçilen ve kulübün işlemlerini düzenli olarak denetleyen kurulu,

Kulüp Genel Kurulu: Kulüp üyelerinin tamamından oluşan kurulu,

Kulüp Performans Puanı: Her bir kulübün etkinlikleri sonucu elde ettiği toplam etkinlik puanını,

Kulüp Yönetim Kurulu: Kulüp Genel Kurulu tarafından seçilen, kulübün iş ve işlemlerini yürüten kurulu,

Öğrenci Kulübü: Hitit Üniversitesi öğrencilerinin ders dışı zamanlarda belirli bir hedef doğrultusunda eğitim, sağlık, spor, sosyal, bilimsel ve kültürel faaliyetlerini, Hitit Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesi’ne göre planlı ve organize bir şekilde gerçekleştirmek amacıyla bir araya gelerek oluşturdukları grubu,

Raportör: Rektör tarafından Birlik Yönetim Kurulu’nda görevlendirilen ve oy kullanma hakkı olmayan bir idari personeli,

Rektör: Hitit Üniversitesi Rektörü’nü,

Üniversite: Hitit Üniversitesi’ni

tanımlar.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kulüpler Bilgi İşletim Sistem, Kulüplerin Kuruluşu, Üyelik İşlemleri ve Kulüplerin Kapatılması

              Kulüpler Bilgi İşletim Sistemi

MADDE 5 – (1) Kulübün tüm iş ve işlemleri ile ilgili belge ve dokümanlar, KUBİS üzerinde gerçekleştirilir. Bu sistemde programın altyapı ve yazılım destek işlemleri, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından sağlanır. Sisteme kaydedilen belge ve dokümanlar arşivlenerek, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nda bulundurulur.

(2) Kulüp resmi web sayfası ve KUBİS üzerinde gerçekleştirilen işlemler, Bilişim Hukuku kapsamındadır.

              Kulüplerin Kuruluşu

MADDE 6 – (1) Üniversite içerisinde aynı amaca yönelik birden fazla kulüp kurulamaz.

(2) Etnik, dini ya da toplumsal ayrımcılığı ortaya çıkaracak nitelikte kulüp kurulamaz.

(3) Kulüpler, üyelerinde belli bir yeteneği öngörmez ve faaliyet alanları süreklilik arz etmeyen çalışmaları gerektiren konularda kulüp kurulamaz.

(4) Bir öğrenci kulübünün kuruluş başvurusu,  Kulübün adı, amacı, çalışma şekli ve alanları bilgilerini kapsayan “Kulüp Tüzüğü” ve Akademik Danışman ve en az 20 (yirmi) kurucu üye bilgilerini içeren “Kulüp Kuruluş Başvuru Formu”  ile eğitim-öğretim yılı içinde Eş Koordinatörlüğe yapılır. Başvuru, Birlik Yönetim Kurulu’nda değerlendirilerek bir raporla Rektörlüğe sunulur. Rektörlük, başvuru ile ilgili cevabı Eş Koordinatörlük aracılığıyla ilgililere bildirir.

(5) Kulüp, Rektörlük onayından itibaren dört hafta içerisinde mevcut üyelerle ilk Genel Kurul toplantısını yaparak kulüp organlarını oluşturur. Genel Kurul toplantı tarihi, Eş Koordinatörlük tarafından belirlenir ve kulübün resmi web sayfasında ilan edilir.

Kulüplere Üyelik

MADDE 7 – (1) Kulüplere ancak Hitit Üniversitesi’nde kayıtlı öğrenciler üye olabilirler. Öğrencilik haklarından yararlanamayacak durumda olanlar, kulüplere üye olamazlar.

(2) Bir öğrenci en fazla iki kulübe üye olabilir. Bir öğrenci, birden fazla Yönetim veya Denetim Kurulu’nda görev alamaz.

(3) KUBİS üzerinden yapılan üyelik başvurusu, Akademik Danışman’ın onayı ile tamamlanır.

(4) Hitit Üniversitesi mensubu olmayan çalıştırıcı, eğitici vb. kişiler kulübe üye olamazlar. Bu kişiler kulüp Yönetim Kurulu’nun teklifi ve Rektörlük onayı ile görevlendirilerek çalışmalara katılabilirler.

(5) Kulübe maddi veya manevi destek sağlamış gerçek veya tüzel kişiler, Kulüp Yönetim Kurulu’nun teklifi ve Rektörlük oluru ile onursal üye olarak kabul edilebilirler. Onursal üyeler seçimlerde oy kullanamazlar.

(6) Kulüp üyelik işlemleri, eğitim-öğretim yılının başlangıcında başlar ve seçim tarihinden 5 (beş) gün önce durdurulur. Seçimlerin sona ermesiyle birlikte, üyelik işlemleri yeniden başlar.

              Üyeliğin Sona Ermesi

MADDE 8 – (1) Her üye, kulüp üyeliğinden ayrılma hakkına sahiptir. Kendi isteğiyle kulüp üyeliğinden ayrılan bir üye, ayrıldığı eğitim-öğretim yılında yeniden aynı kulübe üye olamaz.

(2) Erasmus, Farabi, Mevlana vb. değişim programları ile bir dönemden daha uzun süre için başka bir üniversitede eğitim almaya giden öğrencilerin kulüp üyelikleri sona erer.

(3) Mezun olan, ilişiği kesilen, kaydını donduran veya öğrencilik haklarından yararlanamayacak durumda olan öğrencilerin kulüp üyelikleri eş zamanlı olarak sona erer.

(4) Kulüp Denetim Kurulu raporları ile Yönetim Kurulu kararı alınarak üyelikten çıkarma işlemleri, Akademik Danışman onayı ile tamamlanır.

(5) Kulüp üyeliğinden çıkarılmayı gerektirecek durumlar şunlardır:

a)      Üyelik görev ve sorumluluklarını yerine getirmemek,

b)      Kulübün amaçlarına aykırı çalışma ve faaliyetlerde bulunmak,

c)      Kulüp kurullarınca alınan karara uymamak veya verilen görevi yerine getirmemek,

(6) Üyelikten çıkarılan öğrencinin Birlik Yönetim Kurulu’na başvurma hakkı saklıdır.

(7) Kulüp üyeliğinden çıkarılan bir öğrencinin aynı kulübe üye olması söz konusu değildir. Ancak çıkış tarihinden itibaren 1 (bir) yıl sonra farklı bir kulübe üye olabilir.

                Kulüplerin Faaliyetlerinin Durdurulması Veya Kapatılması

MADDE 9 – (1) Bir kulübün, ülkenin genel ahlak kurallarına, yürürlükteki mevzuata ve Üniversitenin yönetmelik ve yönergelerine aykırı faaliyet ve uygulamalarının belirlenmesi durumunda, Birlik Yönetim Kurulu’nun önerisi ve Rektörlük Makamı’nın uygun görüşü ile faaliyetleri durdurulur. Ayrıca kulübün başkan ve üyeleri hakkında, Yükseköğretim Kurumu Öğrenci Disiplin Yönetmeliği hükümleri uygulanır. Gerektiğinde bu kişiler hakkında yasal işlemlere başvurulur.

(2) Genel Kurul sonrası bir ay içerisinde Güz dönemi faaliyet programını hazırlamayan veya amacına uygun çalışmalar yapmayan kulüp, Eş Koordinatörlük tarafından yazılı olarak uyarılır. Faaliyet programlarının Bahar döneminde de hazırlanmaması halinde, kulüp yönetimi fesh edilerek yeniden Genel Kurul çağrısına gidilir. Bu durumda fesh edilen Yönetim Kurulu üyeleri, kulüp üyeliğinden çıkarılırlar.

(3) İki yıl üst üste Genel Kurul toplantısını gerçekleştiremeyen kulüpler, Rektörlük onayı ile kapatılabilir. Her eğitim-öğretim yılının başından itibaren belirlenen sürede Genel Kurul toplantısını gerçekleştirmeyen kulüplere Bahar döneminde bir kez daha Genel Kurul hakkı verilir. Bu aşamalardan sonra Genel Kurul’un toplanması, Akademik Danışman’ın Eş Koordinatörlüğe yapacağı başvuru ile gerçekleştirilir.

(4) Kulüpler, Genel Kurul toplantılarında üyelerin nitelikli çoğunluğunun (2/3) aldıkları karar ile kapatılabilir.

(5) Kapatılan kulüplerin mal varlıkları, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na devredilir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Akademik Danışman ve Kulüp Organları

               Akademik Danışman

MADDE 10 – (1) Üniversite’de kadrolu bir öğretim elemanı, Rektör’ün onayı ile kulübün kuruluş, etkinlik ve faaliyetlerinden öncelikle sorumlu “Kulüp Akademik Danışman”ı olarak  2 (iki) yıllığına atanır.

(2) Her bir kulübün bir Akademik Danışman’ının olması zorunludur.

(3) Görev süresi sona eren ya da görevini kendi isteği ile bırakan Akademik Danışman’ın yerine bir ay içerisinde Birlik Yönetim Kurulu’nun teklifi ve Rektör’ün onayı ile yeni bir Akademik Danışman ataması yapılır.

Akademik Danışmanın Görev ve Yetkileri

MADDE 11 – (1) Kulüp tüzüğünde belirtilen amaçlar çerçevesinde kulübe danışmanlık yapmak.

(2) Kulübün, Eş Koordinatörlük ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı arasındaki koordinasyonu sağlamak.

(3) Kulüp çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olmak ve kulüp toplantılarına katılmak.

(4) Eş Koordinatörlüğün kulüp faaliyetleri ile ilgili bilgilendirme toplantılarına katılmak.

(5) Yardımcı Akademik Danışman’ın görevlendirilmesi işlemlerini yürütmek ve bu konuda Eş Koordinatörlüğe bilgi vermek.

(6) KUBİS üzerinden öğrenci üyelik başvurularını onaylamak ve diğer onay işlemlerini gerçekleştirmek.

              Kulüp Organları

MADDE 12 – (1) Kulüp Organları Genel Kurul, Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu’dur.

              Genel Kurul

MADDE 13 – (1) Genel Kurul, kulübün en yetkili karar organıdır. Kulübe üye öğrencilerin tamamından oluşur

(2) Genel Kurul, kuruluş aşamasından sonraki olağan seçimlerini her eğitim-öğretim yılının başında Eş Koordinatörlüğün çağrısı ile Kasım ayı içerisinde toplam üye sayısının en az 2/3 (üçte iki)’ünün katılımıyla gerçekleştirir. İlk toplantıda bu nitelikli çoğunluk sağlanamazsa, bir hafta sonra yapılacak ikinci tur toplantıda salt çoğunluk (üye sayısının yarısından bir fazlası) aranır. Salt çoğunluğun da sağlanmaması durumunda, kulüp faaliyetleri bir sonraki döneme kadar durdurulur ve kulüp yönetimi, koordinatörlük uhdesine bırakılır.

(3) Olağanüstü Genel Kurul, kulüp Yönetim ve Denetim Kurul’larının gerekli gördüğü hallerde veya kulüp üyelerinin 1/3 (üçte biri)’ünün Akademik Danışman’a yapacağı yazılı başvuru üzerine eğitim-öğretim dönemi içinde yapılır. Eş Koordinatör, gerekli gördüğü durumlarda Olağanüstü Genel Kurul sürecini başlatabilir.

(4) Üyeler, kulüp organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, kişisel kullanıcı adları ve şifreleri ile kulübün resmi web sayfasında oylama işlemini gerçekleştirirler.

(5) Kulüp Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerinin seçimi için yapılacak oylamalarda eşitlik olması halinde, 3 (üç) iş günü sonrasında ikinci tur oylama yapılır. Eşitliğin devam etmesi halinde, kulübe üyelik zamanı esas alınarak kayıt önceliği olan öğrenci seçilir.

(6) Genel Kurul’da kullanılan oy sayısının 1/3 (üçte biri)’ü kadar üyenin Akademik Danışman’a yapacağı yazılı başvuru ile seçim sonuçlarına itiraz edilebilir. İtirazla ilgili evraklar, Akademik Danışman onayı ile birlikte bir hafta süresince kulüp resmi web sayfasında ilan edilir ve seçim süreci hakkında bilgi verilir. Son itiraz merci, Birlik Yönetim Kurulu’dur.

              Genel Kurul’un Görev ve Yetkileri

MADDE 14 – (1) Her Akademik Yıl için kulüp Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyelerini seçmek,

(2) Kulüp tüzüğü veya Akademik Danışman değişikliği önerilerini değerlendirerek Eş Koordinatörlük aracılığıyla Birlik Yönetim Kurulu’na bilgi vermek,

(3) Gerekçe göstermek kaydıyla, kulübün kapatılması yönünde Birlik Yönetim Kurulu’na öneri sunmak,

               Yönetim Kurulu

MADDE 15 – (1) Yönetim Kurulu, Genel Kurul tarafından seçilen 5 (beş) asıl ve 5 (beş) yedek üyeden oluşur. Disiplin cezası almış öğrenci, Yönetim Kurulu’na seçilemez.

(2) İlk Yönetim Kurulu toplantısında, asıl üyelerden belirlenen başkan adayları arasında yapılan oylama ile en çok oyu alan üye, başkan olarak seçilir. Eşitlik olması durumunda, seçim en çok oyu alan adaylar arasında tekrarlanır.

(3) Yönetim Kurulu Başkanı’nın ve üyelerin görev dağılımları belirlenerek kulübün resmi web sayfasında ilan edilir.

(4) Yönetim Kurulu kararı ile kulüpler, değişik etkinlik alanlarına yönelik kendi içlerinde iş bölümü esasına dayalı alt birimler, kollar veya komisyonlar oluşturabilir.

(5) Yönetim Kurulu Kararları, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır.

              Yönetim Kurulu’nun Görev ve Yetkileri

MADDE 16 – (1) Kulübün tüzüğünde yer alan amaçlara uygun faaliyetlerde bulunmak.

(2) Yönetim Kurulu’nda alınan kararları kulüp resmi web sayfasında yayımlamak.

(3) Yıllık çalışma programını hazırlamak ve uygulamak.

(4) Kulüp çalışma esaslarında gerekli görülen değişiklik önerilerini Genel Kurul’a sunmak.

(5) Kulübün Performans Puanı ile ilgili işlemleri yapmak ve bunlara dair belgeleri resmi web sayfasında duyurmak.

(6) Üyelikle ilgili işlemleri yürütmek.

(7) Kulübün faaliyet raporlarını hazırlamak, evrak ve belgeleri Denetim Kurulu onayına sunmak.

(8) Kulübün Üniversite içindeki ve dışındaki etkinliklerini yazılı olarak Eş Koordinatörlüğe bildirerek bu tür faaliyetlerde Rektörlük onayını almak.

(9) Kulüp işleyişinde Akademik Danışman’ın yavaşlatıcı olması durumunda Eş Koordinatörlüğü bilgilendirmek ve Akademik Danışman değişikliği talebini Genel Kurul’a sunmak,

(10) Kulüp Genel Kurul’unda alınan kararları Eş Koordinatörlüğe sunmak,

              Denetim Kurulu

MADDE 17 – (1) Denetim Kurulu, Genel Kurul tarafından seçilen 3 (üç) asıl ve 3 (üç) yedek üyeden oluşur. Disiplin cezası almış öğrenci, Denetim Kurulu’na seçilemez.

(2) İlk Denetim Kurulu toplantısında, asıl üyelerden belirlenen başkan adayları arasında yapılan oylama ile en çok oyu alan üye, başkan olarak seçilir. Eşitlik olması durumunda,  en çok oyu alan adaylar arasında seçim tekrarlanır.

(3) Denetim Kurulu Başkanı ve üyelerinin görev dağılımları belirlenerek kulübün resmi web sayfasında ilan edilir.

              Denetim Kurulu’nun Görev ve Yetkileri

MADDE 18 – (1)  Kulübün etkinlik ve işlemlerini düzenli olarak denetleyerek hazırlayacakları raporları Eş Koordinatörlüğe sunmak ve kulübün resmi web sayfasında ilan etmek.

(2) Denetim Kurulu Başkanı tarafından belirlenecek bir asıl üyenin, il dışı etkinliklere katılımını sağlamak.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Birlik Yönetim Kurulu ve Eş Koordinatörlük

              Birlik Yönetim Kurulu

MADDE 19 – (1) Birlik Yönetim Kurulu, her biri Rektör tarafından görevlendirilen ilgili Rektör Yardımcısı başkanlığında; Eş Koordinatör/ler, 5 (beş) öğretim elemanı, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanı ve 1 (bir) raportörden oluşur.

(2) Üyelerin görev süresi 1 (bir) yıldır. Süresi sona eren üye, aynı usulle yeniden atanabilir.

(3) Kurul, yılda en az 2 (iki) defa Birlik Yönetim Kurulu Başkanı’nın çağrısı ile toplanır.

(4) Kurul’un toplanabilmesi ve karar alabilmesi için üye tam sayısının yarısından fazlasının toplantıya katılması gerekir.

(5) Kurul’da görüşülen konulara ilişkin tüm kararlar, açık oylama ve oy çokluğu ile alınır. Oyların eşitliği halinde, Kurul Başkanı’nın kullandığı oy yönünde çoğunluk sağlanır.

Birlik Yönetim Kurulu’nun Görev ve Yetkileri

MADDE 20 – (1) Öğrenci etkinliklerinin 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’na ve Hitit Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesi’ne uygun bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

(2) Yeni kurulacak veya kapatılacak kulüplerle ilgili konuları görüşerek sonucu Rektörlüğe bildirmek.

(3) Kulüplerin etkinlikleri ile ilgili hazırlanan bir önceki dönemin etkinlik raporu ile gelecek dönemin etkinlik önerilerini ve bütçe taslağını görüşerek karara bağlamak.

(4)  Üniversite dışındaki benzer kuruluşlar ile ortak etkinlik için çalışmalarda bulunmak.

(5) Kulüp Akademik Danışman atamalarını/değişikliklerini görüşerek Rektörlüğe bilgi vermek.

(6) Gerekli görülen hallerde Akademik Danışman’ları toplantıya çağırmak,

(7) Kulüp çalışmalarında bulunan taraflara ait itirazları değerlendirmek ve görüş bildirmek.

(8) Kulüplerin Genel Kurul Kararı ile yapacağı değişiklikleri değerlendirerek Rektörlük Makamı’na bilgi vermek.

Eş Koordinatörlük

MADDE 21 – (1) Eş Koordinatör, Kulüp işlemlerinin yürütülmesinden ve kulüplerle Rektörlük makamı arasındaki işlemlerin koordinasyonundan sorumlu öğretim elemanıdır. İhtiyaç halinde Eş Koordinatör birden fazla kişi olabilir.

(2) Eş Koordinatör’ün görev süresi bir yıl olup, Rektör tarafından atanır. Görev süresi sona eren Eş Koordinatör, aynı usulle yeniden atanabilir.

              Eş Koordinatör’ün Görev ve Yetkileri

MADDE 22 – (1) Öğrenci kulüpleri kurullarının teşekkülünün, yıllık faaliyet programlarının, taslak bütçelerinin ve faaliyetlerinin takip ve icrası ile ilgili konularda Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı ile koordinasyonu sağlayarak Rektörlüğe düzenli olarak bilgi vermek.

(2) Öğrenci kulüpleri ile ilgili iş ve işlemleri, Birlik Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış programların gerçekleşmesini takip etmek.

(3) Yeni kurulacak kulüplerin tüzüklerini inceleyerek bir raporla Birlik Yönetim Kurulu’na sunmak.

(4) Kulüplerin etkin ve verimli çalışabilmeleri yönünde Akademik danışmanları bilgilendirmek.

(5) Kulüplerin yapacakları faaliyetlere göre salon, donanım, malzeme vb. imkânların paylaşımını ve dağıtımını yapmak üzere Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile koordinasyonu sağlamak.

(6) Kulüplerin resmi web sayfalarını ve üyelik güncellemelerini takip etmek.

(7) Akademik Danışman’ın görev süresinin sona ermesi ya da danışmanlık görevini bırakması durumunda kulübün danışmanlığını, yeni bir danışman ataması yapılıncaya kadar en fazla 1 (bir) ay süre için yürütmek. Eş Koordinatör’ün kulüp danışmanlığını yürüttüğü bu süre içerisinde kulüp yeni bir etkinlik planlaması yapamaz. Ancak daha önce planlanmış ve kararı alınmış etkinlikleri gerçekleştirebilir.

(8) Kulüplerin Akademik Danışman değişikliği durumunda Birlik Yönetim Kurulu’nu bilgilendirmek.

(9) Kulüplerin Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul toplantısının yapılabilmesi için KUBİS üzerinden süreci başlatmak.

(10) Kulüplerin Üniversite dışından eğitici, öğretici ve çalıştırıcı talep başvurularını inceleyerek Rektörlük onayına sunmak.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Etkinlik Başvurusu, Kulüplerin Desteklenmesi ve İl Dışı Etkinliklere Katılacak Üyelerin Belirlenmesi

              Etkinlik Planlama

MADDE 23 – (1) Kulüp tüzüğünde belirtilen amaç ve faaliyetler dışında etkinlik düzenlenemez.

(2) Akademik Danışman, kulüp Yönetim Kurulu’nun, hazırlayacağı dönemlik etkinlik taslak planı ve bütçeyi Eş Koordinatörlüğe sunar. Rektörlük tarafından onaylanan etkinlikler, kulüp resmi web sayfasında “Planlanan Etkinlikler” olarak ilan edilir ve katılımcı başvurusuna açılır.

(3) Kulüpler yapacakları etkinliklerde sponsor, hibe vb. destek kullanmaları halinde gelir kaynaklarına ilişkin belge ve protokollerini etkinlik öncesinde bildirmek zorundadır.

(4) Kulüplerin her bir etkinlik için en az %10 katkı sağlayacak sponsor bulmaları gereklidir. Sponsor desteği sağlamayan kulüplerin başvurularındaki talepler ve kontenjanlar, kulüp üye sayısı dikkate alınarak azaltılabilir.

(5) Yarışma ve gösteri türü etkinliklere katılacak kulüplerde Yönetim Kurulu kararı ile belirlenmiş takımlar/ekipler, kafile olarak değerlendirilir.

Etkinlik Başvurusu

MADDE 24 – (1) Yapılacak etkinliğe ilişkin Kulüp Yönetim Kurulu kararı alınır. İhtiyaç duyulması halinde bir Kafile Sorumlusu belirlenir.

(2) Etkinlik Başvuru Formu hazırlanarak Akademik Danışman’ın onayına sunulur.

(3) Onaylanan Etkinlik Başvuru Formu, Eş Koordinatörlük tarafından Rektör oluruna sunulur.

(4) Rektör oluru sonrası katılımcı üye listesi ve varsa Kafile Sorumlusu bilgileri Eş Koordinatörlüğe gönderilir.

(5) Etkinlik gerçekleştirilir ve ardından Etkinlik Raporu hazırlanarak kulüp Denetim Kurulu’nun onayına sunulur.

(6) Etkinlik sürecine ilişkin tüm işlemlerin belgeleri kulübün resmi web sayfasında yayımlanır.

Kulüplerin Desteklenmesi

MADDE 25 – (1) Kulüplerin desteklenmesinde önceki etkinliklerden elde edilen Kulüp Performans Puanı esas alınır. Kulüpler toplayacakları puanlar sayesinde, ek desteklerden yararlanabilir. Kulübün performans puanlarının belirlenmesinde Tablo-I esas alınır.

(2) Üniversiteyi temsil ve tanıtım faaliyetlerinde Performans Puanı dikkate alınmaksızın Rektör onayı ile ek destek sağlanabilir.

(3) Kulüplerin desteklenmesinde, yıllık iki dönem halinde hazırlanacak faaliyet programı ve taslak bütçede planlanan etkinliklerin gerçekleştirilme sonuçları dikkate alınır. Güz ve Bahar dönemlerinde ayrı ayrı değerlendirilmek koşuluyla Tablo I’de belirtilen en az 2 (iki) farklı il içi etkinlik yapan kulüpler, il dışı etkinliklerde desteklenebilir.

(4) Kulüpler bir etkinliği diğer öğrenci kulüpleri ile ortaklaşa gerçekleştirebilir. Bu durumda başvuruyu yapan kulüp, tüm sorumluluğu üstlenerek “etkinlik yürütücüsü kulüp” olarak adlandırılır. Bu durumda toplam puanın %60’ı yürütücü kulübe, %40’ı da ortak kulübe veya kulüplere eşit oranlarda verilir.

(5) Ortak faaliyet yapan ya da Rektörlük tarafından belirlenen dönemlik temada faaliyet gösteren kulüplere ek destek sağlanabilir.

(6) Kulüpler etkinlik planlamalarında öncelikli olarak üniversite içi eğitici, öğretici, çalıştırıcı ve kaynak kullanımlarını dikkate almalıdır.

Sponsor Veya Hibe Desteğinin Belirlenmesi

MADDE 26 – (1) Kulüplere sponsorluk etkinlik esnasında gerçekleştirilecekse, (yemek, konaklama, ulaşım vb.) bu durum Kulüp Yönetim Kurulu Başkanı ve Kafile Sorumlusu ile sponsor yetkilisi tarafından fatura veya tutanakla tespit edilerek belgelenir.

(2) Sponsorluk planlama aşamasında belirlenmişse, bu durumda tahmini miktar etkinlik başvurusunda belirtilir. Etkinlik sonrasında Kulüp Yönetim Kurulu Başkanı ve Kafile Sorumlusu ile sponsor yetkilisi tarafından imzalanan fatura veya tutanak ibraz edilir.

(3) Festival, yarışma, turnuva ve gösterilere katılım durumunda, %10 sponsor desteği şartı aranmayabilir.

(4) Kafile Sorumlusu’nun olmadığı hallerde, kulüp Denetim Kurulu Başkanı’nın veya üyelerinden birinin imzası gereklidir.

                İl Dışı Etkinliklere Katılacak Üyelerin Belirlenmesi

MADDE 27 – (1) Kulüplerin onaylanmış il dışı etkinliklerine katılacak öğrenciler, öncelikli katılımcılar ve diğer katılımcılar olarak belirlenir.

(2) Öncelikli katılımcıların belirlenmesinde aşağıdaki esaslara dikkat edilir:

a)      Denetim Kurulu Başkanı veya asıl/yedek üyelerden bir kişi,

b)      Öğrenci Konseyi seçimlerinde yetki almış öğrencilerden kulüp üyesi olmak koşuluyla, sırasıyla Üniversite, Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu temsilcisi bir kişi.

(3) Toplam kontenjanın %30’u Yönetim Kurulu Başkanı tarafından belirlenir.

(4) Kalan kontenjan için başvurular, KUBİS üzerinden gerçekleştirilir. Başvuru sayısının kontenjandan fazla olması durumunda, GANO’su yüksek olan öğrenciden başlamak kaydıyla katılımcı listesi oluşturulur.

 

ALTINCI BÖLÜM

Mali Hükümler

Kulüplerin Gelir Kaynakları

MADDE 28 – (1) Rektörlük tarafından onaylanmış kişi ve kuruluşlarca yapılacak olan her türlü ayni ve nakdi sponsorluklar,

(2) Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden imkânlar doğrultusunda ayrılacak ödenekler,

(3) Kongre ve sempozyum gibi etkinliklere üniversite dışından gelecek katılımcılar tarafından ödenecek katılım bedelleri,

(4) Kulüp gelirleri, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nın ilgili hesabına gelir olarak kaydedilir.

Kulüplerin Giderleri

MADDE 29 – (1) Kulüplerin giderleri, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden imkânlar ölçüsünde karşılanır.

(2)  İhtiyaç duyulan eğitici, öğretici veya çalıştırıcı kişiler, öncelikle Üniversite personelinden görevlendirilir. Eğitici, öğretici veya çalıştırıcıların Üniversite dışından karşılanmasının zorunlu olması halinde, bunlara ilişkin görevlendirme ve ücretlendirmeler, Birlik Yönetim Kurulu teklifi ve Rektör onayı ile belirlenir. Bu kişilerin ücretleri, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden karşılanır.

(3) Görevlendirilecek eğitici, öğretici veya çalıştırıcılarda, çalışma alanlarına ilişkin diploma, lisans, sertifika vb. belge sahibi olma şartı aranır.

(4) Görevlendirilen eğitici, öğretici veya çalıştırıcıların aylık çalışma süreleri ve zamanlarını içeren çizelge, ilgili kulübün Akademik Danışman’ı tarafından düzenlenerek her ayın sonunda Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na gönderilir.

(5) Kulüp giderleri,

a)      Etkinliklerin gerektirdiği her türlü demirbaş, sarf malzemeleri ve araç-gereçlerin temininden oluşan giderlerden,

b)      Etkinliklerin yapılması sırasında oluşan giderlerden,

c)      Etkinliklerin gerektirdiği diğer düzenleme ve organizasyon giderlerden

oluşmaktadır.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

              Yürürlük

MADDE 30 – (1) Bu yönerge, Hitit Üniversitesi Senatosu’nun 20/11/2014 tarihli Senato toplantısında kabul edilerek 20/11/2014 tarih ve 2014/95 sayılı kararı ile yürürlüğe girmiştir.

(2) Bu yönergenin kabulü ile, 16/08/2012 tarihli Hitit Üniversitesi Öğrenci Kulüpler Birliği Yönergesi yürürlükten kalkar.

(3) Bu yönergede yer almayan hususlarda Rektör yetkilidir.

Yürütme

MADDE 31 – (1) Bu yönerge hükümlerini Hitit Üniversitesi Rektör’ü yürütür.

 

 

Tablo – I   Kulüp Performans Puanı Belirleme Tablosu

ETKİNLİK TÜRÜ*

Etkinlik Puanı

EK PUANLAR

Ulusal TV veya Gazete haberi

Yerel TV veya Gazete Haberi

İnternet Gazete Haberi

Kongre

100

50

25

10

Sempozyum

95

50

25

10

Festival

90

45

23

10

Elektrik veya Elektronik İçerikli Mekanik vb. Özgün Tasarımlı Ürün Geliştirme

80

40

20

10

Panel

60

30

15

7

Konferans

55

30

15

7

İl Dışı Festival/Yarışma/Turnuva/Uygulamalı Etkinlik veya Gösterilere Katılım

40

20

10

4

Elektronik Yayın Hazırlama

30

15

8

3

İl Dışı Teknik Gezi, Sergi, Gösteri veya Ödül Alma *

25

15

8

3

İl İçi Festival/Yarışma/Turnuva/Uygulamalı Etkinlik veya Gösteri

20

10

5

2

Eğitim Programı

6 Gün ve Üzeri

15

10

5

2

1-5 Gün

10

5

3

1

İl İçi Teknik Gezi, Sergi, Gösteri veya Ödül Alma

10

5

3

1

İl İçi Kurum Ziyareti

5

3

2

1

İl İçi Stant Açılması

5

3

2

1

 

* Etkinliğin uluslararası nitelikte olması durumunda, ilgili kulübe aynı etkinliğin yurt içi ulusal etkinlik puanının iki katı etkinlik puanı verilir.

 

 

KULÜP KURULUŞ BAŞVURU FORMU

 

                                                                                                                                                                                                                                                                       …../……./201….

 

 

Kurulacak Kulübün Adı     : …………………………………………………………………………..             

 

 

Akademik Danışman’ın

Ünvanı Adı ve Soyadı          : ………………………………………………………………………….. 

Görevli Olduğu Birim Adı   : ………………………………………………………………………….. 

Telefon Numarası                : ………………………………………………………………………….. 

E-Posta Adresi                      : ………………………………………………………………………….. 

 

İmzası                                    : ………………………………………………

 

 

Kurucu Üye Öğrenci Listesi

Sıra No

Okul No

Adı Soyadı

Kayıtlı olduğu

Programın adı

Telefon Numarası

İmza

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

11

 

 

 

 

 

12

 

 

 

 

 

13

 

 

 

 

 

14

 

 

 

 

 

15

 

 

 

 

 

16

 

 

 

 

 

17

 

 

 

 

 

18

 

 

 

 

 

19

 

 

 

 

 

20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 Örnek Tüzük için Tıklayınız.

Hitit Üniversitesi   Bilgi İşlem Daire Başkanlığı   Yazılım Ekibi