Öğrenci Kulüpleri Yapı, Süreç ve İşleyişlerine yönelik yeni bir sistem ile yeniden yapılandırılma uygulamalarına başlamıştır. Kulüplerin etkin ve verimli çalışmalarını sağlamak, kulüpler arası koordinasyon ve işbirliğini geliştirmek, kulüp çalışmalarını ve kulüplere ayrılan kaynakları optimize ederek standartlaştırma amacıyla hazırlanan bu sistemdeki uygulamaya yönelik değişiklikler iki başlık altında aşağıdaki şekilde ifade edilmiştir.
1. YAPISAL DÜZENLEMELER
Temelde üç aşamada gerçekleştirilmektedir.
Birinci aşama Kulüplerin İnternet sayfalarını belirlenen formata uygun hale getirmeleridir.
İkinci aşama üyelik ve üye güncellemelerini içermektedir. Kulüp Web sayfalarında 2013-2014 yılı güncel üye bilgileri mevcuttur. Güncelleme işlemlerini gerçekleştirmeyen kulüplerin faaliyetlerine izin verilmeyecektir.
Son aşama ise yeni sisteme uygun olarak yapılacak Genel Kurulda gerçekleştirilmesi gereken değişiklik ve düzenlemelerden oluşmaktadır. Kulüp tüzükleri “Hitit Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Birliği Yönergesi”nde belirlenen ilkeler doğrultusunda Genel Kurul kararı ile değiştirilecek, ilgili değişiklikleri gerçekleştirmeyen kulüplerin faaliyetleri durdurulacaktır.
Belirlenen aşamalarda karşılaşılacak sorunları azaltmak adına hazırlanmış “Öğrenci Kulüpleri Sistemi Kılavuzu” Öğrenci Kulüpleri İnternet sayfasında yayınlanmıştır.
Aşamalar halinde gerçekleştirilen yeni sistem tam anlamıyla neticelendirilmeden kulüplerin faaliyetleri askıya alınarak takip edilecektir. Bu nedenle mevcut yönetim kurulları ilgili değişiklikleri yapmakla yükümlüdür.
Bu sürecin tamamlanması itibariyle öğrenci kulüplerimiz, 2014 yılı için seçilmiş yönetim kurulları ve danışman öğretim elemanlarının katılımı ile Kulüplerde Süreç ve İşleyişe ilişkin bir Workshop ile sistemin standardizasyonu sağlanmaya çalışılacaktır.
2. SÜREÇ VE İŞLEYİŞ DÜZENLEMELERİ
İnternet Sayfası güncellemesinin tamamlanması ile birlikte Kulüpler web tabanlı olarak Genel Kurul yapacaklardır. Genel Kurulda, çoğunluğun sağlanması ile Tüzük değişikliği gerçekleştirilecektir. Tüzük formatı Koordinatörlük tarafından hazırlanmış kısa, anlaşılır ve net bir standart form şeklindedir. Genel Kurul sonrası seçim sonuçları web sayfası üzerinden eş zamanlı olarak yayınlanacaktır.
İşleyiş sürecinde ise tüm kulüpler standart formlar ile hızlı etkin ve verimli bir sistemle faaliyetlerini gerçekleştireceklerdir.
Kulüp Yönetim Kurulu üyelerinin katılımıyla yapılacak olan Workshop’da hazırlanacak yıllık faaliyet planı ve taslak bütçe ilgili takvim yılı içerisinde hayata geçirilecektir.
Kulüp yönetimlerinin yukarıdaki hususlarda gerekli düzenlemeleri ivedilikle yapması gereklidir. Sistemin daha etkin olarak çalışması açısından bu düzenlemeler önem arz etmektedir.
Web sitemizde görülen her kulübün yönetim kurulu, denetim kurulu üye bilgileri, güncel üye listesi, yıllık faaliyet programı, yönetim kurulu kararları, tüzük, faaliyet sonuçları, faaliyet video ve haberleri, duyurular vb. her türlü enformasyon belirli bir sistem(aşamalar ve onaylar) dâhilinde web sayfasında yayınlanacaktır.
Kulüplerin standartlaştırılmasını amaç edinen yeni sistem, performansa dayalı özendirici, destekleyici ve ödüllendirici unsurlar içermektedir. İlerleyen dönemlerde sistemin bu yönlerine dair bilgilendirme çalışmaları da gerçekleştirilecektir.
Bütün şartları yerine getirmiş olan toplulukların çalışması, etkinliği, üye listesi yakinen takip edilecek, öz kaynak desteği verilecek, ayrıca sponsorluk ve hibe konusunda eğitim ve seminer verilerek kulüplere direk ve dolaylı yoldan desteğimiz devam edecektir.
Başarılı çalışmalarınızın devamını diliyorum.